1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΠΑΡΟΥΣΑΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ
Στο ΚΕΚ ΚΑΜΑΤΕΡΟΥ όλα ξεκινούν από τις Αξίες μας. Δεν υπάρχει μεγαλύτερη προτεραιότητα από το να είμαστε ανοικτοί, δίκαιοι και έντιμοι. Ανεξάρτητα από το πού λειτουργούμε, στις σχέσεις μας με προμηθευτές, πελάτες, κυβερνήσεις και άλλους κοινωνικούς εταίρους, πρέπει να κάνουμε πράξη τις αρχές μας όσον αφορά το σεβασμό των ανθρώπων, την εντιμότητα, τη διαφάνεια και την ακεραιότητα. Πάντοτε δρούμε νόμιμα, ηθικά, με ακεραιότητα και με σεβασμό προς την κοινότητα και το περιβάλλον.
Η δωροδοκία και η αντίστοιχη συμπεριφορά που αναφέρεται στην παρούσα Πολιτική δεν αποτελούν μόνο σοβαρά ποινικά και αστικά αδικήματα, αλλά αντιβαίνουν και στις Αξίες μας. Η επίδειξη τέτοιου είδους συμπεριφοράς ενδέχεται να επιφέρει πολύ υψηλά πρόστιμα, νομικά έξοδα και έξοδα συμμόρφωσης και αστικές ευθύνες ή, για άτομα που εμπλέκονται, ποινές κάθειρξης. Μπορεί, επίσης να βλάψει σημαντικά τη φήμη και την αξία του ΚΕΚ ΚΑΜΑΤΕΡΟΥ στην αγορά.
Η παρούσα Πολιτική:
- καθορίζει τις ευθύνες μας και τις ευθύνες όσων εργάζονται για λογαριασμό μας, όσον αφορά τη δωροδοκία και τη διαφθορά
- παρέχει πληροφορίες και οδηγίες σε όσους εργάζονται για λογαριασμό μας σχετικά με το πώς να αναγνωρίζουν και να αντιμετωπίζουν τα ζητήματα δωροδοκίας και διαφθοράς.
- Σε αυτήν την Πολιτική, οι όροι «εμείς», «μας», «εμάς», «Εταιρεία» αναφέρονται στο ΚΕΚ ΚΑΜΑΤΕΡΟΥ
1.1 ΓΙΑΤΙ ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ Η ΠΑΡΟΥΣΑ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΓΙΑ ΕΣΑΣ ΚΑΙ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΜΑΣ
Η παρούσα Πολιτική για την Καταπολέμηση της Δωροδοκίας (στο εξής η «Πολιτική») περιγράφει τις απαιτήσεις και τις διαδικασίες Πολιτικής της Εταιρείας, με σκοπό να διασφαλίζεται συμμόρφωση με την εφαρμοστέα νομοθεσία για την καταπολέμηση της δωροδοκίας και της διαφθοράς. Είναι σημαντικό να εξετάσετε προσεκτικά και να τηρείτε τις αρχές που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική, για τους ακόλουθους λόγους:
- προκειμένου να ενεργείτε σύμφωνα με τις αξίες της Εταιρείας,
- προκειμένου να προστατεύετε τη φήμη της Εταιρείας,
- προκειμένου να καταδεικνύετε τη δέσμευση της Εταιρείας απέναντι στις κοινότητες εντός των οποίων λειτουργεί,
- προκειμένου να εξασφαλίζετε συμμόρφωση με κάθε ισχύουσα νομοθεσία για την καταπολέμηση της δωροδοκίας η οποία εφαρμόζεται στην Εταιρεία και
- προκειμένου να ενισχύσετε τη διεθνή επιβολή και την ευαισθητοποίηση απέναντι στους νόμους για την καταπολέμηση της δωροδοκίας.
1.2 ΠΩΣ ΝΑ ΤΗΡΕΙΤΕ ΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΚΑΙ ΠΩΣ ΝΑ ΤΗ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΤΕ
Προκειμένου να διασφαλίζετε την κατάλληλη τήρηση της παρούσας Πολιτικής, πρέπει να θυμάστε τους ακόλουθους κανόνες.
1.2.1 Συμμετοχή σε όλα τα υποχρεωτικά εκπαιδευτικά προγράμματα
Η Εταιρεία οργανώνει υποχρεωτικά εκπαιδευτικά προγράμματα σε ετήσια βάση ώστε να διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι κατανοούν κάθε εφαρμοστέα νομοθεσία για την καταπολέμηση της δωροδοκίας και της διαφθοράς και ενεργούν σύμφωνα με την εν λόγω νομοθεσία. Τα συγκεκριμένα εκπαιδευτικά προγράμματα καταρτίσθηκαν με στόχο συγκεκριμένους κινδύνους που αντιμετωπίζουμε. Είναι απολύτως απαραίτητο να συμμετέχετε στα συγκεκριμένα εκπαιδευτικά προγράμματα.
1.2.2 Εξασφάλιση έγκρισης
Στο πλαίσιο της Πολιτικής, ορισμένες ενέργειες –ιδίως η παροχή οποιουδήποτε αντικειμένου αξίας ή οποιουδήποτε πλεονεκτήματος σε κρατικούς αξιωματούχους– απαιτούν προηγούμενη έγγραφη έγκριση του επικεφαλής της Δομής Συμμόρφωσης.
Αντίγραφα των εν λόγω εγκρίσεων πρέπει να τηρούνται από τη Δομή Συμμόρφωσης και να τίθενται στη διάθεση ελεγκτών ή προσώπων που διενεργούν έρευνες, εφόσον απαιτείται.
Βεβαιωθείτε ότι θα διαβάσετε, κατανοήσετε και συμμορφωθείτε με την παρούσα Πολιτική.
2 ΠΟΙΟΣ ΚΑΛΥΠΤΕΤΑΙ ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ
Αυτή η Πολιτική ισχύει για όλα τα άτομα που εργάζονται για λογαριασμό μας ή εκ μέρους μας σε όλα τα επίπεδα, που συμπεριλαμβάνουν τους ανώτερους διευθυντές, τα στελέχη, τους εταίρους της εταιρείας, υπαλλήλους (αορίστου χρόνου, ορισμένου χρόνου ή προσωρινούς υπαλλήλους), συμβούλους, εργολάβους, εκπαιδευόμενους, αποσπασμένο προσωπικό, περιστασιακά εργαζόμενους, παρόχους υπηρεσιών τρίτων, εκπροσώπους, αναδόχους/χορηγούς ή οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο που σχετίζεται μαζί μας, όπου και αν βρίσκεται (συλλήβδην αναφέρονται ως Προσωπικό στην παρούσα Πολιτική).
3 Η ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΜΑΣ
Διεξάγουμε τις επιχειρήσεις μας νόμιμα, ηθικά και με ακεραιότητα. Οι πρακτικές διαφθοράς είναι απαράδεκτες και τηρούμε μια προσέγγιση μηδενικής ανοχής απέναντι στη δωροδοκία, τη διαφθορά και την αθέμιτη άσκηση επιρροής. Είμαστε αφοσιωμένοι στη διεξαγωγή των εργασιών μας με επαγγελματισμό, αμεροληψία, ακεραιότητα και σεβασμό σε όλες τις επιχειρηματικές μας συναλλαγές και σχέσεις, οπουδήποτε δραστηριοποιούμαστε και στην εφαρμογή και την επιβολή αποτελεσματικών συστημάτων για την καταπολέμηση της δωροδοκίας. Συμμορφωνόμαστε με το νομικό και κανονιστικό πλαίσιο σε κάθε χώρα στην οποία δραστηριοποιούμαστε.
Προσδοκούμε επίσης από όσους συνεργάζονται μαζί μας να υιοθετούν μια παρόμοια προσέγγιση μηδενικής ανοχής απέναντι στη δωροδοκία και τη διαφθορά. Πριν από τη σύναψη μιας συμφωνίας με οποιονδήποτε τρίτο, ο οποίος θα ενεργεί για λογαριασμό μας, η Εταιρεία μας θα διεξάγει δέουσα επιμέλεια και θα λαμβάνει συγκεκριμένες διαβεβαιώσεις συμμόρφωσης από το εν λόγω τρίτο μέρος.
4 Η ΕΥΘΥΝΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ
Αυτή η Πολιτική έχει εγκριθεί από τους Εταίρους της Εταιρείας και προσυπογράφεται από τους Διαχειριστές, για να καταδεικνύει τη δέσμευση της Εταιρείας για την αντιμετώπιση των ζητημάτων δωροδοκίας και διαφθοράς.
Η Εταιρεία έχει δημιουργήσει μια Δομή Συμμόρφωσης, η οποία έχει την ευθύνη για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με την παρούσα Πολιτική και θα αναφέρεται στους εταίρους, σχετικά με τις δραστηριότητες παρακολούθησης. Συνεδριάζει σε τακτική βάση και είναι υπεύθυνη για την παρακολούθηση της εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής, την επίβλεψη της συμμόρφωσης με αυτήν γενικότερα, την παροχή κατάρτισης σχετικά με τις απαιτήσεις της και τη διασφάλιση της επαρκούς κοινοποίησής της στα σχετικά μέρη.
Η Δομή Συμμόρφωσης απαρτίζεται από την Παντελεάκου Αργυρώ-Βασιλική. Σε αυτήν μπορεί κατά καιρούς να προστεθούν επιπλέον μέλη σε προσωρινή ή μόνιμη βάση, όπως απαιτείται από τις ειδικές ή γενικές περιστάσεις.
Ο Επικεφαλής της Δομής έχει την καθημερινή ευθύνη για την επίβλεψη της υλοποίησης της παρούσας Πολιτικής, για την παρακολούθηση της χρήσης και της αποτελεσματικότητάς της και για την αναφορά αυτών των θεμάτων στη Δομή Συμμόρφωσης και στους εταίρους.
H διοίκηση και τα ανώτερα στελέχη σε όλα τα επίπεδα έχουν την ευθύνη για την υλοποίηση αυτής της Πολιτικής στους αντίστοιχους χώρους εργασίας τους και για να διασφαλίζουν ότι οι υφιστάμενοί τους έχουν επίγνωση και κατανοούν αυτήν την Πολιτική.
5 ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΔΩΡΟΔΟΚΙΑ, Η ΔΙΑΦΘΟΡΑ ΚΑΙ Η ΑΘΕΜΙΤΗ ΑΣΚΗΣΗ ΕΠΙΡΡΟΗΣ
Η διαφθορά είναι η κατάχρηση ενός δημόσιου ή ιδιωτικού αξιώματος για προσωπικό κέρδος.
Η δωροδοκία είναι μία παρακίνηση ή ανταμοιβή που προσφέρεται, υπόσχεται ή παρέχεται ή αποδέχεται, άμεσα ή έμμεσα, σε έναν κρατικό αξιωματούχο ή σε έναν συμμετέχοντα σε μια ιδιωτική εμπορική συναλλαγή, με σκοπό την απόκτηση οποιουδήποτε εμπορικού, συμβατικού, κανονιστικού ή προσωπικού πλεονεκτήματος μέσω ακατάλληλης απόδοσης μιας σχετικής λειτουργίας ή δραστηριότητας. Ενώ η δωροδοκία κρατικών αξιωματούχων ή ιδιωτών απαγορεύεται ρητά σύμφωνα με αυτήν την Πολιτική, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην πρώτη περίπτωση, επειδή οι νόμοι κατά της διαφθοράς είναι γενικά πιο αυστηροί, με την εφαρμογή συγκεκριμένων κυρώσεων, όταν εμπλέκονται κρατικοί αξιωματούχοι.
Ως κρατικοί αξιωματούχοι θεωρούνται οι ακόλουθοι:
- Αξιωματούχοι, υπάλληλοι ή εκπρόσωποι οποιασδήποτε κυβέρνησης, τμήματος, φορέα, γραφείου, αρχής, οργάνου ή δημόσιου διεθνούς οργανισμού. Ένας δημόσιος διεθνής οργανισμός είναι ένας οργανισμός που συστήνεται από κράτη, κυβερνήσεις ή άλλους περιφερειακούς ή υπερεθνικούς φορείς. Τέτοιου είδους οργανισμοί είναι, για παράδειγμα, ο ΟΗΕ και ο Διεθνής Ερυθρός Σταυρός.
- Πρόσωπα που ενεργούν για λογαριασμό της κυβέρνησης.
- Υπάλληλοι ή οντότητες που ανήκουν ή ελέγχονται από την κυβέρνηση.
- Υποψήφιοι για πολιτικά αξιώματα.
Παραδείγματα δωροδοκίας περιλαμβάνουν τα κάτωθι.
5.1 ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΜΙΑΣ ΔΩΡΟΔΟΚΙΑΣ (ΑΠΛΩΣ «ΔΩΡΟΔΟΚΙΑ»)
Προσφέρετε εισιτήρια σε έναν υποψήφιο πελάτη για μια μεγάλη εκδήλωση, υπό την προϋπόθεση ότι θα συμφωνήσει να συνεργαστεί μαζί μας, προτιμώντας μας έναντι ενός ανταγωνιστή ή μειώνοντας τις τιμές του.
Αυτό θα αποτελούσε αδίκημα, επειδή κάνετε την προσφορά για να αποκτήσετε ένα εμπορικό και συμβατικό πλεονέκτημα. Η Εταιρεία μας, μπορεί επίσης να θεωρηθεί ότι έχει διαπράξει αδίκημα, επειδή η προσφορά έχει γίνει για να εξασφαλίσουμε νέα συμβόλαια ή εργασίες. Μπορεί επίσης να αποτελεί αδίκημα για τον υποψήφιο πελάτη να δεχτεί την προσφορά σας.
5.2 ΑΠΟΔΟΧΗ ΜΙΑΣ ΔΩΡΟΔΟΚΙΑΣ (ΑΛΛΙΩΣ «ΔΩΡΟΛΗΨΙΑ»)
Ένας προμηθευτής προσφέρει στον ανιψιό σας μια θέση εργασίας, αλλά καθιστά σαφές ότι ως αντάλλαγμα, αναμένει από εσάς να χρησιμοποιήσετε την επιρροή σας στον οργανισμό μας για να διασφαλίσετε ότι θα συνεχίσουμε να συνεργαζόμαστε μαζί του.
Μια τέτοια προσφορά αποτελεί αδίκημα για έναν προμηθευτή. Θα ήταν αδίκημα να συμφωνήσετε μαζί του, επειδή κάνοντάς το αυτό θα αποκτούσατε ένα προσωπικό πλεονέκτημα.
5.3 ΔΩΡΟΔΟΚΙΑ ΕΝΟΣ ΑΞΙΩΜΑΤΟΥΧΟΥ
Καταβάλετε κάποια πληρωμή ή φροντίζετε ώστε η Εταιρεία να καταβάλει μια πληρωμή σε έναν κρατικό αξιωματούχο για να διασφαλίσει ότι το τμήμα του θα εκδώσει μια ευνοϊκή αναφορά επιθεώρησης ή θα εκδώσει κάποια άδεια την οποία χρειάζεται η Εταιρεία για την επιχειρηματική της δραστηριότητα.
Το αδίκημα μιας δωροδοκίας ενός κρατικού αξιωματούχου θα διαπραχθεί μόλις πραγματοποιηθεί η προσφορά. Αυτό οφείλεται στο ότι γίνεται για να εξασφαλιστεί ένα επιχειρηματικό πλεονέκτημα για την Εταιρεία. Μπορεί να θεωρηθεί επίσης ότι και η Εταιρεία έχει διαπράξει αδίκημα.
Η δωροδοκία ενός κρατικού αξιωματούχου σε μία χώρα μπορεί να οδηγήσει όχι μόνο σε παραβίαση της τοπικής νομοθεσίας, αλλά και των νόμων άλλων χωρών. Για παράδειγμα, η δωροδοκία ενός ξένου κρατικού αξιωματούχου θα μπορούσε να οδηγήσει σε παραβάσεις ενός ή περισσοτέρων νόμων των ΗΠΑ, του Ηνωμένου Βασιλείου, της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή της Αυστραλίας, ακόμα και εάν η δωροδοκία λάβει χώρα σε διαφορετική χώρα όπου δραστηριοποιείται επιχειρηματικά η Εταιρεία. Οι κυρώσεις για την παράβαση αυτών των νόμων μπορεί να κυμαίνονται από σημαντικά πρόστιμα ή φυλάκιση, όπως και αρνητικό επηρεασμό όχι μόνο της φήμης της Εταιρείας, αλλά και της φήμης του Προσωπικού της.
Εκτός από τις απευθείας χρηματικές πληρωμές ή τις προσφορές ακριβών δώρων, άλλα παραδείγματα δωροδοκίας θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τα παρακάτω, που προσφέρονται μέσω οδηγιών/εντολής ή προς όφελος ενός κρατικού αξιωματούχου ή ενός εμπορικού επιχειρηματικού εταίρου/συνεργάτη:
- ταξίδια, γεύματα, ψυχαγωγία ή άλλη φιλοξενία υψηλής αξίας,
- συνεισφορές σε οποιοδήποτε πολιτικό κόμμα, καμπάνια ή επίσημη εκστρατεία,
- φιλανθρωπικές εισφορές ή εταιρικές χορηγίες.
Απαγορεύεται επίσης η προσφορά, η υπόσχεση ή έμμεση παροχή δωροδοκίας μέσω επιχειρηματικών εταίρων, παρόχων υπηρεσιών, συμβούλων ή άλλων που εργάζονται για λογαριασμό της Εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων και μέσω μυστικών προμηθειών.
Η αθέμιτη άσκηση επιρροής είναι μια μορφή διαφθοράς. Είναι η πράξη κατά την οποία κάποιος χρησιμοποιεί την επιρροή που διαθέτει στην κυβέρνηση ή τις διασυνδέσεις του με πρόσωπα σε θέσεις εξουσίας για να αποκομίσει χάρες ή προνομιακή μεταχείριση για κάποιον άλλον, συνήθως (αλλά όχι αποκλειστικά) επί πληρωμή.
5.4 ΑΠΟΦΥΓΗ ΤΩΝ ΣΥΓΚΡΟΥΣΕΩΝ ΣΥΜΦΕΡΟΝΤΩΝ
Το Προσωπικό μπορεί να βρεθεί σε μια θέση όπου θα ήταν πιθανό να παραβιάσει τους νόμους για την καταπολέμηση της δωροδοκίας ή της διαφθοράς, εάν υφίσταται μια σύγκρουση συμφερόντων, ιδίως όσον αφορά στις συμβάσεις. Αυτές οι συγκρούσεις προκύπτουν όταν ένα προσωπικό συμφέρον ενός Εργαζομένου έρχεται σε σύγκρουση με τα συμφέροντα της Εταιρείας. Παραδείγματα των τομέων όπου μπορεί να προκύψει σύγκρουση συμφερόντων περιλαμβάνουν ένα προσωπικό συμφέρον σε μια σύμβαση, είτε άμεσα (για παράδειγμα όταν ο Εργαζόμενος είναι ο αντισυμβαλλόμενος σε μια σύμβαση) είτε έμμεσα (για παράδειγμα όταν ο Εργαζόμενος έχει συμφέρον αντισυμβαλλομένου στη σύμβαση μέσω της ιδιοκτησίας μετοχών ή ένας στενός συγγενής του Εργαζομένου είναι ή έχει συμφέρον μέσω του αντισυμβαλλομένου), μια εργασιακή απασχόληση εκτός της Εταιρείας, τη χρήση των πληροφοριών εμπιστευτικού χαρακτήρα της Εταιρείας σε μια προσωπική συναλλαγή ή την επιδίωξη ή αποδοχή δώρων ή ψυχαγωγίας πέρα από τις γενικές οδηγίες που καθορίζονται στην ενότητα 6 της παρούσας Πολιτικής.
Ως αποτέλεσμα, το Προσωπικό δεν πρέπει να συμμετέχει σε δραστηριότητες που περιλαμβάνουν ή θα μπορούσε να φανεί ότι περιλαμβάνουν, μια σύγκρουση συμφερόντων. Εάν διαπιστώσετε ότι η Εταιρεία εξετάζει το ενδεχόμενο να συνεργαστεί επιχειρηματικά με κάποια οντότητα ή πρόσωπο με το οποίο έχετε προσωπική ή οικονομική σχέση, πρέπει να απομακρυνθείτε από τη λήψη αποφάσεων ή την επιτήρηση των διαδικασιών και να αποκαλύψετε τη σχέση που έχετε στον προϊστάμενό σας ή σε οποιοδήποτε μέλος της Δομής Συμμόρφωσης. Εάν δεν είστε σίγουροι για το αν μια συγκεκριμένη κατάσταση μπορεί να οδηγήσει σε σύγκρουση συμφερόντων, επικοινωνήστε με τον προϊστάμενό σας ή οποιοδήποτε μέλος της Δομής Συμμόρφωσης.
5.5 ΔΩΡΑ ΚΑΙ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑ
Αυτή η Πολιτική δεν απαγορεύει τη λογική, εύλογη και θεμιτή φιλοξενία (την προσφορά ή την αποδοχή της) προς ή από τρίτους, εάν ο σκοπός της είναι να βελτιώσει την εικόνα της εταιρείας μας, να παρουσιάσουμε τα προϊόντα και τις υπηρεσίες μας ή να καθιερώσουμε ή να διατηρήσουμε επιχειρηματικές σχέσεις.
Επιτρέπεται στο Προσωπικό μας να προσφέρει ή να λαμβάνει δώρα ή φιλοξενία σε επίπεδο εύλογο, αναλογικό, δικαιολογημένο και σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική και οποιεσδήποτε ισχύουσες τοπικές πολιτικές ή νόμους για τα δώρα ή/και τη φιλοξενία.
Απαγορεύεται η προσφορά ενός δώρου ή φιλοξενίας με την προσδοκία της εξασφάλισης ενός επιχειρηματικού πλεονεκτήματος ή την παροχή ενός επιχειρηματικού πλεονεκτήματος. Δεν επιτρέπεται στο Προσωπικό μας να επιδιώκει δώρα. Τα δώρα επιτρέπονται μόνο εάν παρέχονται σε μη τακτική βάση, με μοναδικό σκοπό την καλλιέργεια ή την ενίσχυση μιας επιχειρηματικής σχέσης και πρέπει να είναι αξίας χαμηλότερης από το οικονομικό όριο που αναφέρεται στην ενότητα 5, παρακάτω.
Ωστόσο, η φιλοξενία ή τα δώρα δεν πρέπει να προσφέρονται ή να γίνονται αποδεκτά από πελάτες ή προμηθευτές, ανεξάρτητα από την αξία τους, κατά την περίοδο που μεσολαβεί μέχρι και κατά τη διάρκεια μιας διαδικασίας διαγωνισμού ή διαπραγματεύσεων για μια σύμβαση, στην οποία συμμετέχει ο εν λόγω πελάτης ή ο προμηθευτής. Εάν το Προσωπικό δεν είναι σίγουρο για το εάν βρίσκεται σε μια χρονική περίοδο που θα οδηγήσει σε ένα διαγωνισμό, πρέπει να επικοινωνήσει με τον Επικεφαλής της Δομής Συμμόρφωσης ή ένα μέλος της Δομής Συμμόρφωσης.
ΔΕΝ ΕΠΙΤΡΕΠΕΤΑΙ ΣΤΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΝΑ ΑΠΟΔΕΧΕΤΑΙ Ή ΝΑ ΠΡΟΣΦΕΡΕΙ ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑ Ή ΔΩΡΑ, ΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ ΕΝΟΣ ΚΡΑΤΙΚΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ ΧΩΡΙΣ ΝΑ ΛΑΜΒΑΝΕΙ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΩΣ ΕΓΚΡΙΣΗ ΑΠΟ ΤΗ ΔΟΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ.
Δεν επιτρέπεται στο Προσωπικό να αποδέχονται ή να προσφέρουν δώρα σχετικά με οποιαδήποτε τρίτα μη κρατικά μέρη με αξία άνω των €50 ή του αντίστοιχου ποσού στο τοπικό νόμισμα, χωρίς την έγκριση του άμεσου διευθυντή τους και πρέπει να διασφαλίζουν ότι προορίζονται αποκλειστικά για την καλλιέργεια ή ενίσχυση μιας επιχειρηματικής σχέσης. Δώρα αξίας μεγαλύτερης των €50 ή του αντίστοιχου ποσού στο τοπικό νόμισμα, από οποιαδήποτε μία πηγή ανά ημερολογιακό έτος απαιτεί την έγκριση του προϊσταμένου σας και δώρα με αξία άνω των €250 ή του αντίστοιχου ποσού σε τοπικό νόμισμα, από οποιαδήποτε πηγή ανά ημερολογιακό έτος θα απαιτούν επιπλέον την έγκριση της Δομής Συμμόρφωσης. (Αν δυο άτομα από μία εταιρεία προσφέρουν σε ένα μέλος του Προσωπικού ξεχωριστά δώρα σε ένα ημερολογιακό έτος, η αξία των δώρων πρέπει να αθροιστεί, προκειμένου να προσδιοριστεί αν απαιτείται έγκριση από τον προϊστάμενο ή τη Δομή Συμμόρφωσης. Προς αποφυγή αμφιβολιών, σε αυτήν την περίπτωση, η «πηγή» των δώρων θα είναι η εταιρεία, όχι τα δύο άτομα που προσφέρουν τα δώρα).
Όπως καθορίζεται στην Ενότητα 9, το Προσωπικό μας και άλλα πρόσωπα που εργάζονται για λογαριασμό μας, υποχρεούνται να καταγράφουν οποιοδήποτε δώρο ή φιλοξενία που προσέφεραν ή τους παρασχέθηκε (συμπεριλαμβανομένων, κατά περίπτωση, των σχετικών εξόδων) έγκαιρα και με ακρίβεια. Οι εν λόγω εγγραφές υπόκεινται σε διευθυντικό έλεγχο.
6 ΔΩΡΕΕΣ ΠΟΛΙΤΙΚΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ
Δεν πραγματοποιούμε δωρεές σε πολιτικά κόμματα και οργανισμούς ή άτομα που εμπλέκονται με την άσκηση της Πολιτικής.
7 ΟΙ ΔΙΚΕΣ ΣΑΣ ΕΥΘΥΝΕΣ
Η πρόληψη, ο εντοπισμός και η αναφορά της δωροδοκίας και άλλων μορφών διαφθοράς αποτελεί ευθύνη όλων όσων εργάζονται για εμάς ή υπό τον έλεγχό μας. Όλο το Προσωπικό οφείλει να αποφεύγει οποιαδήποτε δραστηριότητα που θα μπορούσε να οδηγήσει σε παραβίαση αυτής της Πολιτικής, είτε από το Προσωπικό ή από επιχειρηματικό εταίρο, πάροχο υπηρεσιών, σύμβουλο ή άλλο πράκτορα της Εταιρείας.
Πρέπει να ενημερώσετε τον άμεσο διευθυντή σας ή τη Δομή Συμμόρφωσης το συντομότερο δυνατό, εάν πιστεύετε ή υποψιάζεστε ότι έχει λάβει χώρα κάποια παράβαση ή σύγκρουση συμφερόντων με την παρούσα Πολιτική ή μπορεί να λάβει χώρα στο μέλλον.
Οποιοσδήποτε υπάλληλος παραβιάσει αυτήν την Πολιτική θα αντιμετωπίσει πειθαρχικές κυρώσεις, οι οποίες θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε απόλυση για ανάρμοστη συμπεριφορά.
8 ΤΗΡΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Πρέπει να διατηρούμε οικονομικές εγγραφές και να διαθέτουμε τους κατάλληλους εσωτερικούς ελέγχους που θα αποδεικνύουν τον επιχειρηματικό λόγο για την καταβολή πληρωμών σε τρίτους.
Πρέπει να διατηρείτε ένα έγγραφο αρχείο με κάθε φιλοξενία ή δώρο που έχετε προσφέρει ή αποδεχτεί, όπως και όσα έχουν δοθεί ή ληφθεί από εσάς. Οι εγγραφές θα υπόκεινται σε έλεγχο από τη Δομή Συμμόρφωσης.
Πρέπει να διασφαλίσετε ότι έχετε υποβάλει όλες τις αναφορές εξόδων που σχετίζονται με τη φιλοξενία, τα δώρα ή έξοδα που προκύπτουν για τρίτα μέρη, σύμφωνα με την ισχύουσα Πολιτική και να καταγράφετε συγκεκριμένα το λόγο για τα έξοδα.
Όλοι οι λογαριασμοί, τα τιμολόγια και άλλα έγγραφα και εγγραφές/αρχεία που αφορούν σε συναλλαγές με τρίτους, όπως πελάτες, προμηθευτές και επιχειρηματικές επαφές, πρέπει να συντάσσονται, να αναφέρονται ξεχωριστά και να τηρούνται με αυστηρή ακρίβεια και πληρότητα. Κανένας λογαριασμός δεν πρέπει να τηρείται εκτός ισολογισμού («off-book») με σκοπό τη διευκόλυνση ή την απόκρυψη αθέμιτων πληρωμών και δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται προσωπικά χρήματα για να επιτευχθεί οτιδήποτε απαγορεύεται από την παρούσα Πολιτική.
9 ΠΩΣ ΝΑ ΑΝΑΦΕΡΕΤΕ ΕΝΑ ΖΗΤΗΜΑ
Σάς προτείνουμε θερμά να αναφέρετε τα ζητήματα που σας απασχολούν για οποιοδήποτε ζήτημα ή υποψία κατάχρησης ή παραβίασης αυτής της Πολιτικής στο νωρίτερο δυνατό στάδιο.
Εάν δεν είστε σίγουροι για το αν μια συγκεκριμένη πράξη συνιστά δωροδοκία ή διαφθορά ή αν έχετε οποιεσδήποτε άλλες ερωτήσεις, θα πρέπει να τις συζητάτε με τον άμεσο διευθυντή σας ή/και με τη Δομή Συμμόρφωσης.
10 ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΚΑΝΕΤΕ ΕΑΝ ΕΙΣΤΕ ΘΥΜΑ ΔΩΡΟΔΟΚΙΑΣ Η ΔΙΑΦΘΟΡΑΣ
Είναι σημαντικό να ενημερώσετε τον άμεσο διευθυντή σας ή/και τη Δομή Συμμόρφωσης, το συντομότερο δυνατόν, εάν σάς προσφέρεται μια δωροδοκία από ένα τρίτο μέρος, εάν σας έχει ζητηθεί να προσφέρετε εσείς μια δωροδοκία, εάν υποψιάζεστε ότι αυτό μπορεί να συμβεί στο μέλλον ή εάν πιστεύετε ότι μπορεί να είστε θύμα παράνομης δραστηριότητας άλλης μορφής.
11 ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ
Το Προσωπικό που αρνείται να αποδεχθεί ή να προσφέρει μια δωροδοκία ή όσοι αναφέρουν τις ανησυχίες ή τις παρανομίες άλλων, ανησυχούν συχνά για τις πιθανές επιπτώσεις. Ενθαρρύνουμε την ειλικρίνεια και θα υποστηρίξουμε οποιονδήποτε αναφέρει σοβαρές ανησυχίες με καλή πίστη στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής, ακόμη και αν αποδειχθεί ότι είναι λάθος.
Δεν θα ανεχθούμε αντίποινα ή επιζήμια μεταχείριση οποιουδήποτε είδους, ως αποτέλεσμα της άρνησης οποιουδήποτε μέλους του Προσωπικού να εμπλακεί σε δωροδοκία ή διαφθορά ή επειδή αυτός ή αυτή αναφέρει με καλή πίστη τις υποψίες του/της για μια πραγματική ή ενδεχόμενη δωροδοκία ή ένα άλλο αδίκημα διαφθοράς που έχει λάβει χώρα ή μπορεί να λάβει χώρα στο μέλλον. Οποιοδήποτε μέλος του Προσωπικού διαπιστωθεί ότι έχει προκαλέσει αντίποινα κατά ενός άλλου Εργαζόμενου λόγω άρνησης του τελευταίου να εμπλακεί σε δωροδοκία ή διαφθορά ή γιατί αυτός ή αυτή ανέφερε με καλή πίστη τις υποψίες του/της για μια πραγματική ή ενδεχόμενη δωροδοκία ή ένα άλλο αδίκημα διαφθοράς που έχει λάβει χώρα ή μπορεί να λάβει χώρα στο μέλλον, θα υποστεί τις κατάλληλες πειθαρχικές κυρώσεις που συμπεριλαμβάνουν έως και τον τερματισμό της εργασιακής απασχόλησης. Αντίποινα ή επιζήμια αντιμετώπιση περιλαμβάνουν την απόλυση, τις πειθαρχικές κυρώσεις, απειλές ή άλλη δυσμενή μεταχείριση που συνδέεται με την αναφορά ενός ζητήματος. Εάν πιστεύετε ότι έχετε υποστεί τέτοια μεταχείριση, θα πρέπει να ενημερώσετε αμέσως τον άμεσο διευθυντή σας ή τη Δομή Συμμόρφωσης.
12 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
Η κατάρτιση για αυτήν την Πολιτική πρέπει να αποτελεί μέρος της διαδικασίας αρχικής εκπαίδευσης για όλο το νέο Προσωπικό. Το Προσωπικό που μπορεί να είναι πιο πιθανό να εκτεθούν σε δωροδοκίες λόγω του ρόλου και της θέσης τους, θα λάβουν κατάλληλη κατάρτιση για το πώς να εφαρμόσουν και να συμμορφώνονται με την παρούσα Πολιτική.
Η προσέγγιση μηδενικής ανοχής μας έναντι της δωροδοκίας και της διαφθοράς θα κοινοποιείται στους προμηθευτές, τους εργολάβους και τους επιχειρηματικούς εταίρους μας κατά την έναρξη της επιχειρηματικής μας σχέσης μαζί τους και στη συνέχεια όπως αρμόζει.
13 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ
Η Δομή Συμμόρφωσης θα παρακολουθεί την αποτελεσματικότητα και θα ελέγχει την εφαρμογή της παρούσας Πολιτικής, θα εξετάζει τακτικά την καταλληλότητα, την επάρκεια και την αποτελεσματικότητά της. Βελτιώσεις που θα γίνουν, θα ανακοινωθούν το συντομότερο δυνατόν. Τα συστήματα και οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου θα υπόκεινται σε τακτικούς ελέγχους ώστε να παρέχουν τη βεβαιότητα ότι είναι αποτελεσματικά στην καταπολέμηση της δωροδοκίας.
Η παρούσα Πολιτική παρέχει ένα πλαίσιο για την καθιέρωση, ανασκόπηση και επίτευξη των στόχων για την καταπολέμηση της δωροδοκίας και διασφαλίζει τη συνεχή βελτίωση.
Ο Επικεφαλής της Δομής Συμμόρφωσης της Εταιρείας θα υποβάλει μία έκθεση στην ανώτερη διοίκηση για την παρακολούθηση της Πολιτικής και οποιεσδήποτε παραβιάσεις της και θα υποβάλλει στη Γενική Συνέλευση των Εταίρων οποιεσδήποτε προτεινόμενες τροποποιήσεις στην Πολιτική.
Όλο το Προσωπικό είναι υπεύθυνο για την επιτυχία αυτής της Πολιτικής και θα πρέπει να εξασφαλίζουν ότι τη χρησιμοποιούν για να αποκαλύψουν οποιαδήποτε υποψία παραβίασης ή ανάρμοστης ενέργειας.
Το Προσωπικό καλείται να υποβάλλει τα σχόλιά του σχετικά με την παρούσα Πολιτική και να προτείνει τρόπους με τους οποίους θα μπορούσε να βελτιωθεί. Σχόλια, προτάσεις και ερωτήματα πρέπει να απευθύνονται στον Επικεφαλής της Δομής Συμμόρφωσης, ο οποίος θα τα γνωστοποιεί στα υπόλοιπα μέλη της Δομής Συμμόρφωσης.